Business & Produktivität
Avetis Grigoryan
Senior Entwickler
27. Januar 2024
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Die wichtigsten Erkenntnisse:
Unter Workflow-Automatisierung versteht man den Einsatz von Technologien zur Automatisierung manueller, sich wiederholender Aufgaben und Prozesse im Geschäftsbetrieb, um die Arbeitsabläufe effizienter und genauer zu gestalten. Dabei werden Software und Tools eingesetzt, um Arbeitsabläufe zu erstellen, zu optimieren und zu verwalten, wodurch die Notwendigkeit menschlicher Eingriffe verringert und die Produktivität in verschiedenen Funktionen erhöht wird.
Die Workflow-Automatisierung ist eine zentrale Komponente für die Effizienz moderner Unternehmen. Sie rationalisiert Prozesse wie die E-Commerce-Verkaufspipeline, indem sie manuelle Aufgaben reduziert und die Konsistenz der Abläufe verbessert. Dieses Konzept ist nicht nur ein Schlagwort, sondern eine umsetzbare Strategie, die Technologien wie eine Automatisierungsplattform nutzt, um Aufgaben innerhalb von Geschäftsprozessen zu automatisieren und eine kohärentere und weniger fehleranfällige Workflow-Prozessumgebung zu schaffen. Von der grundlegenden Definition bis hin zu einer praktischen Anleitung, die Projektmanager/innen bei der Umsetzung unterstützt, ist das Verständnis für die Automatisierung von Aufgaben mit Hilfe der Workflow-Automatisierung für jedes Unternehmen, das im digitalen Zeitalter erfolgreich sein will, unerlässlich - insbesondere im Marketing. In Verbindung mit der richtigen Automatisierungsplattform können Unternehmen ihre Workflow-Prozesse automatisieren und ihre Abläufe in Modelle für Produktivität und Präzision für Projektmanager verwandeln.
In diesem Artikel über die Automatisierung von Arbeitsabläufen erfahren wir nicht nur, was sie beinhaltet, sondern auch, wie du Aufgaben in deinem Unternehmen mithilfe einiger der ausgefeiltesten und dennoch benutzerfreundlichen Apps, die heute verfügbar sind, effektiv automatisieren kannst.
Workflow-Automatisierung bezieht sich auf die Gestaltung, Ausführung und Automatisierung von Prozessen, die auf vordefinierten Regeln basieren, um Aufgaben zu rationalisieren und Apps zu integrieren, insbesondere im Marketing. Diese Prozesse automatisieren Workflow-Regeln, bei denen menschliche Aufgaben, Daten oder Dateien zwischen Menschen oder Systemen, einschließlich Apps, auf der Grundlage vordefinierter Geschäftsregeln weitergeleitet werden, die oft von Projektmanagern mithilfe von Tools orchestriert werden. Mit der Workflow-Automatisierung durch Tools werden sich wiederholende Aufgaben eliminiert, so dass sich die Projektmanager/innen auf komplexe Aufgaben konzentrieren können, ohne sich um die Preisgestaltung zu kümmern.
Unternehmen nutzen Technologie, um diese Arbeitsabläufe zu rationalisieren. Sie integrieren Software, die diese Aufgaben automatisiert und diese Abläufe von Anfang bis Ende verwaltet, ohne dass die Projektmanager manuell eingreifen müssen. Dies führt zu mehr Effizienz und weniger Fehlern, da die Manager die Projektaufgaben automatisieren.
Technologie ist der Schlüssel für eine effektive Automatisierung von Arbeitsabläufen. Sie ermöglicht es Managern, manuelle Aufgaben in automatisierte Abläufe für ein Projekt mit zap umzuwandeln. Fortschrittliche Softwaretools können Aktionen auslösen, Informationen verschieben und Entscheidungen schnell treffen.
Diese Tools verbinden verschiedene Anwendungen innerhalb des Ökosystems eines Unternehmens. Sie ermöglichen einen nahtlosen Datenaustausch und Prozessmanagement über verschiedene Plattformen hinweg.
Manuelle Arbeitsabläufe bei Projektaufgaben erfordern in jeder Phase menschliche Eingaben, auch von Führungskräften, was im Laufe eines Monats zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann. Im Gegensatz dazu beruhen automatisierte Arbeitsabläufe auf Algorithmen und programmierten Anweisungen.
Automatisierte Systeme können rund um die Uhr Aufgaben erledigen, ohne dass es zu Ermüdungserscheinungen oder Ausfallzeiten aufgrund menschlicher Einschränkungen kommt, Monat für Monat. Daher bieten sie eine größere Beständigkeit bei der Aufgabenausführung als ihre manuellen Gegenstücke.
Wenn du mit der Automatisierung von Arbeitsabläufen beginnst, ist es wichtig, dass du die Geschäftsprozesse identifizierst, die von der Automatisierung profitieren können. Suche nach Aufgaben, die sich wiederholen und zeitaufwändig sind. Dazu gehören oft Dateneingabe, E-Mail-Benachrichtigungen und Terminplanung.
Eine Personalabteilung könnte zum Beispiel den Einführungsprozess automatisieren. Das könnte bedeuten, dass neue Mitarbeiter/innen automatisch E-Mails mit den erforderlichen Unterlagen erhalten oder Einführungssitzungen ohne menschliches Zutun geplant werden.
Bevor du die Automatisierung von Arbeitsabläufen einführst, musst du dir klare Ziele setzen. Ziele leiten den Prozess und bieten eine Möglichkeit, den Erfolg zu messen. Sie sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und innerhalb eines Monats terminiert sein (SMART).
Stell dir vor, ein Vertriebsteam automatisiert seinen Lead Nurturing-Prozess. Ihr Ziel könnte sein, die Antwortzeit von 24 Stunden auf 2 Stunden zu reduzieren, indem sie automatisierte E-Mails verschicken.
Die Beteiligung der Interessengruppen an der Planung kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Beziehe diejenigen ein, die die automatisierten Arbeitsabläufe täglich nutzen werden. Sammle ihre Meinung darüber, was verbessert werden muss.
In einer Produktionsumgebung, in der das Lieferkettenmanagement automatisiert wird, stellt die Einbeziehung der Lagerleiter/innen sicher, dass das System den realen Anforderungen entspricht.
Der erste Schritt bei der Einführung automatisierter Arbeitsabläufe ist die Festlegung klarer Ziele. Bestimme die Ergebnisse, die du dir von der Automatisierung wünschst. Das können schnellere Bearbeitungszeiten, weniger Fehler oder eine bessere Kommunikation zwischen den Teammitgliedern sein. Sobald die Ziele festgelegt sind, wähle ein Tool zur Automatisierung von Arbeitsabläufen aus, das deinen Bedürfnissen entspricht. Es gibt viele Möglichkeiten, wie z.B. die Automationsfunktion von Asana oder Microsoft Power Automate.
Als Nächstes musst du den Benutzerzugang und die Berechtigungen für das gewählte Tool einrichten. Stelle sicher, dass nur autorisiertes Personal Arbeitsabläufe erstellen oder ändern kann. So wird die Integrität und Sicherheit des Systems gewahrt.
Bevor du Prozesse digitalisierst, musst du sie gründlich aufzeichnen. Beginne damit, jeden Schritt des aktuellen Prozesses manuell zu dokumentieren, falls nötig. Verstehe, wer für was verantwortlich ist und wie die Informationen zwischen den einzelnen Schritten fließen.
Verwende Diagramme oder Flussdiagramme, um bestehende Prozesse klar zu visualisieren; Tools wie Lucidchart oder Microsoft Visio können dabei helfen. Indem du diese Details im Voraus aufzeichnest, kannst du potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und so bei der Umsetzung Zeit sparen.
Nachdem du deine automatisierten Arbeitsabläufe auf der Grundlage der geplanten Prozesse eingerichtet hast, sind Tests entscheidend für den Erfolg. Beginne mit kleinen Testgruppen, bevor du sie auf größere Teams oder Abteilungen ausweitest, um Probleme frühzeitig zu erkennen, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen.
Überwache die Leistung während der Testphasen genau - achte auf Engpässe, bei denen Aufgaben unnötig verzögert werden könnten, weil die Workflow-Struktur selbst schlecht konzipiert ist, und nicht auf äußere Faktoren wie Mitarbeiterfehler oder technische Pannen, die außerhalb der eigenen Kontrolle liegen, in den Softwaresystemen, die neben den neu eingeführten automatisierten Lösungen, die hier heute getestet werden, verwendet werden!
In dieser Phase ist es auch wichtig, Feedback von den Nutzern einzuholen;
Um sicherzustellen, dass die Automatisierung von Arbeitsabläufen effektiv bleibt, ist eine kontinuierliche Überwachung entscheidend. Dazu gehört die regelmäßige Überprüfung automatisierter Prozesse, um Ineffizienzen oder Fehler zu erkennen und zu beheben. Ein Unternehmen könnte zum Beispiel Analysetools verwenden, um zu verfolgen, wie viel Zeit jeder Schritt in einem automatisierten Prozess in Anspruch nimmt, und dies mit historischen Daten vergleichen.
Auf diese Weise können Unternehmen Trends erkennen, die auf potenzielle Probleme oder verbesserungswürdige Bereiche hinweisen. Es reicht nicht aus, die Automatisierung einzurichten und dann zu vergessen. Wie jedes System muss auch dieses überwacht werden, um eine optimale Leistung zu gewährleisten.
Die Automatisierung macht qualifizierte Mitarbeiter/innen nicht überflüssig, aber sie verändert ihre Rolle im Arbeitsablauf. Deshalb sind regelmäßige Schulungen unerlässlich. Sie halten das Personal über neue Werkzeuge und Techniken der Automatisierungstechnik auf dem Laufenden.
Schulungen können viele Formen annehmen: von Workshops zur Einführung neuer Softwarefunktionen bis hin zu abteilungsübergreifenden Schulungen, um die Vielseitigkeit der Belegschaft zu fördern. Ein Mitarbeiter, der ein automatisiertes System in- und auswendig kennt, kann effizienter mit den Parametern arbeiten und wertvolles Feedback für weitere Verbesserungen geben.
Wenn du automatisierte Arbeitsabläufe entwirfst, sollte Einfachheit dein Leitprinzip sein. Komplexe Systeme sind schwieriger zu überwachen, zu aktualisieren und effektiv zu nutzen. Bemühe dich um Klarheit, indem du sicherstellst, dass jeder Teil des Arbeitsablaufs einen klaren Zweck hat und keine unnötigen Schritte enthält.
Ein einfaches Design erleichtert auch die Fehlerbehebung, wenn Probleme auftreten, da es in jedem Prozessschritt weniger Variablen gibt. Außerdem empfinden die Nutzer/innen einfache Systeme als weniger einschüchternd und zugänglicher, was zu einer höheren Akzeptanz in deinem Unternehmen führt.
Tools zur Workflow-Automatisierung müssen sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen. Dies ermöglicht einen reibungslosen Austausch von Daten und Prozessen zwischen verschiedenen Anwendungen. Die Integration mit CRM-Software kann zum Beispiel die Wiedervorlage von Kunden automatisieren.
Tools, denen diese Funktion fehlt, können zu fragmentierten Arbeitsabläufen und einem erhöhten Risiko von Engpässen führen.
Skalierbarkeit ist ein weiterer Aspekt, der mit der Integration zusammenhängt. Wenn Unternehmen wachsen, sollten sich ihre Werkzeuge entsprechend anpassen, ohne dass sie überholt oder ersetzt werden müssen.
Der Zugang zu Echtzeit-Analysen ist für Tools zur Workflow-Automatisierung unerlässlich. Sie ermöglichen sofortige Einblicke in die Prozessleistung und zeigen verbesserungsbedürftige Bereiche auf.
Diese Analysen helfen dabei:
Ohne diese Metriken verpassen Unternehmen möglicherweise Möglichkeiten, ihre Arbeitsabläufe effektiv zu optimieren.
Eine benutzerfreundliche Oberfläche vereinfacht die Interaktion mit dem Tool. Sie stellt sicher, dass sich die Nutzer/innen auch ohne umfangreiche Schulung leicht durch die Funktionen bewegen können. Eine komplizierte Benutzeroberfläche könnte die Nutzer/innen davon abhalten, das Tool vollständig zu nutzen, was seine Vorteile zunichte macht.
Die Bedeutung liegt darin:
Wenn es für die Nutzer/innen schwierig ist, sich mit der Software zu beschäftigen, ist es unwahrscheinlich, dass sie ihr volles Potenzial ausschöpfen.
Lösungen zur Workflow-Automatisierung sollten skalierbar sein und Anpassungsmöglichkeiten bieten. Diese Funktionen ermöglichen es Unternehmen, ihre Workflow-Prozesse ohne größere Unterbrechungen oder Kosten an veränderte Anforderungen anzupassen.
Die Anpassung hilft dabei, den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden, indem sie es ermöglicht:
Mangelnde Skalierbarkeit kann zu Ineffizienzen führen, wenn Unternehmen expandieren oder ihre Ausrichtung ändern, während unzureichende Anpassungsfähigkeit dazu führen kann, dass spezifische Geschäftsanforderungen nicht erfüllt werden.
Die Preise für Tools zur Workflow-Automatisierung variieren und spiegeln oft ihre Komplexität und ihren Funktionsumfang wider. Kostengünstige Lösungen eignen sich für kleine Unternehmen mit begrenztem Bedarf. Im Gegensatz dazu können große Unternehmen trotz höherer Kosten von robusteren Systemen profitieren.
Eine beliebte und kostengünstige Option ist Zapier, das für seine benutzerfreundliche Oberfläche und eine breite Palette von Integrationen bekannt ist. Microsoft Power Automate hingegen bietet fortschrittliche Funktionen, die für Unternehmen geeignet sind, allerdings zu einem höheren Preis. Unternehmen müssen die anfänglichen Kosten gegen die langfristigen Vorteile wie höhere Effizienz und weniger manuelle Fehler abwägen.
Nutzerbewertungen geben wertvolle Hinweise auf die Zuverlässigkeit einer Software. Hohe Bewertungen deuten in der Regel auf zufriedene Nutzer hin, die spürbare Vorteile aus dem Tool gezogen haben.
Viele Nutzerinnen und Nutzer loben zum Beispiel Asana für sein intuitives Design, das Projektabläufe effektiv rationalisiert. Umgekehrt berichten einige von Problemen mit den Automatisierungsfunktionen von Salesforce, die ohne entsprechende Schulung oder Unterstützung kompliziert zu bedienen sein können.
Es ist wichtig, auch das Feedback zur Qualität des Kundendienstes zu berücksichtigen - eine schnelle und hilfreiche Unterstützung kann das Nutzererlebnis erheblich verbessern.
Die Fähigkeit einer Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, sich nahtlos in bestehende Systeme zu integrieren, ist entscheidend. Eine Fehlanpassung kann eher zu Produktivitätsverlusten als zu -gewinnen führen.
Tools wie Trello werden für ihre Anpassungsfähigkeit über verschiedene Plattformen und Anwendungen hinweg gelobt - ein entscheidender Vorteil in unterschiedlichen technischen Umgebungen. Spezialisierte Optionen wie HubSpot eignen sich hervorragend für marketingorientierte Infrastrukturen, passen aber möglicherweise nicht zu allen Geschäftsmodellen.
Unternehmen sollten die Kompatibilität gründlich prüfen, bevor sie sich festlegen, um einen reibungslosen Betrieb innerhalb ihres aktuellen Ökosystems zu gewährleisten.
Automatisierte Workflows verändern die Abläufe in den Abteilungen. In der Personalabteilung rationalisieren sie den Einstellungsprozess. Lebensläufe werden schnell sortiert. Die Bewerber/innen erhalten umgehend eine Antwort. Diese Effizienz zieht die besten Talente an.
Auch die Verkaufsteams profitieren davon. Die Automatisierung verfolgt Leads und pflegt sie systematisch. Die Verkäufer/innen konzentrieren sich auf den Abschluss von Geschäften, nicht auf administrative Aufgaben.
Die Betriebsabteilungen profitieren von einem verbesserten Aufgabenmanagement. Prozesse wie die Bestandskontrolle werden durch die Automatisierung zuverlässiger.
Im Finanzwesen sorgen automatisierte Arbeitsabläufe für eine genaue Berichterstattung. Algorithmen erkennen Unstimmigkeiten schneller als Menschen.
Die Einhaltung von Vorschriften ist ein weiterer Bereich, in dem Fehler einen hohen Stellenwert haben. Die Automatisierung standardisiert den Umgang mit Daten und verringert so das Risiko von Bußgeldern oder Rufschädigung bei Nichteinhaltung.
Die Workflow-Automatisierung verbessert auch die abteilungsübergreifende Kommunikation. Benachrichtigungen halten Teammitglieder ohne Verzögerung auf dem Laufenden. Genehmigungsprozesse werden durch die automatische Weiterleitung an die relevanten Interessengruppen gestrafft. Diese Koordination fördert eine Kultur der Transparenz und Verantwortlichkeit im gesamten Unternehmen.
Um die Effektivität der Workflow-Automatisierung zu messen, müssen Unternehmen bestimmte Kennzahlen sowohl vor als auch nach der Implementierung verfolgen. Zu den zu überwachenden Leistungsindikatoren (KPIs) gehören:
Durch den Vergleich dieser Werte vor und nach der Automatisierung können die Unternehmen die Verbesserungen quantifizieren. Eine Verringerung des Zeitaufwands für die Dateneingabe steht zum Beispiel in direktem Zusammenhang mit einer erhöhten Kapazität für wertschöpfende Tätigkeiten.
Eine weitere Kennzahl ist das Volumen der verarbeiteten Arbeit. Mit der Einführung der Automatisierung erleben Unternehmen oft einen Anstieg des Durchsatzes, ohne dass die Qualität darunter leidet. Dieser Anstieg ist quantifizierbar und ein Zeichen für mehr Effizienz.
Die Berechnung des Return on Investment (ROI) ist entscheidend für die Rechtfertigung von Geschäftsausgaben. Bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen bedeutet ROI, dass die materiellen und immateriellen Vorteile den Kosten gegenübergestellt werden, die bei der Umsetzung entstehen.
Eine einfache Formel zur Berechnung des ROI lautet:
ROI = (Nettonutzen / Investitionskosten) x 100%
Bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen kann der Nettonutzen darin bestehen, dass durch weniger manuelle Arbeit Arbeitskräfte eingespart oder durch schnellere Bearbeitungszeiten der Umsatz gesteigert wird.
Es ist wichtig, auch langfristige Vorteile in Betracht zu ziehen, wie z.B. laufende Kostensenkungen durch die Abschaffung papierbasierter Systeme oder Umsatzsteigerungen aufgrund besserer Kundenerfahrungen, die durch rationalisierte Arbeitsabläufe ermöglicht werden.
Fallstudien bieten konkrete Beispiele dafür, wie sich die Automatisierung von Arbeitsabläufen auf die Effizienz auswirkt. Ein bemerkenswerter Fall betrifft ein Einzelhandelsunternehmen, das sein Warenwirtschaftssystem automatisiert hat. Die Nachverfolgung nach der Implementierung zeigte:
Diese Zahlen führten zu erheblichen Kosteneinsparungen und einer höheren Kundenzufriedenheit aufgrund zuverlässigerer Informationen zur Lagerverfügbarkeit.
In einem anderen Beispiel hat eine Versicherungsgesellschaft die Bearbeitung von Schadensfällen automatisiert:
Beide Fälle zeigen nicht nur direkte Effizienzgewinne, sondern auch sekundäre Effekte wie eine bessere Arbeitsmoral der Beschäftigten aufgrund einer geringeren Arbeitsbelastung und bessere Serviceergebnisse für die Kunden.
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen wird sich erheblich weiterentwickeln. Künstliche Intelligenz (KI) wird dabei eine zentrale Rolle spielen. Die Tools werden KI nutzen, um die Bedürfnisse der Nutzer/innen vorherzusehen und Aufgaben zu rationalisieren. Das bedeutet intuitivere Schnittstellen und intelligentere Systeme.
Stell dir eine Software vor, die nicht nur automatisiert, sondern auch Verbesserungen im Arbeitsablauf vorschlägt. Sie lernt aus Mustern und sieht Probleme voraus, bevor sie auftreten. Das ist nicht nur praktisch, sondern transformativ.
Der Wandel hin zur Fernarbeit hat sich schnell vollzogen. Unternehmen sind heute auf digitale Tools für die Zusammenarbeit im Team angewiesen. Wenn dieser Trend anhält, wird die Automatisierung von Arbeitsabläufen stark zunehmen.
Remote-Teams brauchen effiziente Arbeitsabläufe, um produktiv zu bleiben. Sie profitieren von automatischer Zeitplanung, Aufgabenzuweisung und Fortschrittskontrolle. Diese Funktionen sorgen dafür, dass alle an einem Strang ziehen, unabhängig vom Standort.
In einer Welt, in der wir nahtlos zwischen verschiedenen Geräten wechseln, ist plattformübergreifende Kompatibilität unerlässlich. Die Nutzer erwarten, dass ihre Workflow-Tools überall funktionieren - auf Laptops, Tablets oder Handys.
Entwickler/innen reagieren darauf, indem sie agilere Anwendungen entwickeln, die sich ohne Probleme über verschiedene Plattformen hinweg synchronisieren lassen - ein Trend, der sich mit der Zeit wahrscheinlich noch verstärken wird.
Die Workflow-Automatisierung ist eine transformative Kraft in modernen Arbeitsumgebungen, die Effizienz und Präzision in verschiedenen Abteilungen integriert. Dieser Artikel enthält eine Definition des Begriffs, eine umfassende Anleitung und einen Überblick über wichtige Tools, die eine nahtlose Integration automatisierter Arbeitsabläufe ermöglichen. Durch die Anwendung von Best Practices und die Nutzung von Schlüsselfunktionen hochentwickelter Software können Unternehmen ihre betriebliche Effizienz erheblich steigern.
Die Zukunft der Workflow-Automatisierung verspricht weitere Fortschritte, denn die Technologie entwickelt sich ständig weiter, um den dynamischen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Wenn Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben wollen, ist die Einführung solcher Innovationen nicht nur von Vorteil, sondern unerlässlich. Die Leserinnen und Leser werden ermutigt, ihre aktuellen Prozesse zu überprüfen und die Integration von Lösungen zur Workflow-Automatisierung, wie sie Latenode anbietet, in Erwägung zu ziehen, um die Leistung zu optimieren und in der sich ständig verändernden Geschäftslandschaft an der Spitze zu bleiben. Latenode bietet modernste Werkzeuge und Fachwissen, um die Workflow-Automatisierung nahtlos zu implementieren und sicherzustellen, dass sich dein Unternehmen effizient anpassen und im digitalen Zeitalter erfolgreich sein kann. Entdecke noch heute die Lösungen von Latenode, um deine Geschäftsprozesse für morgen zu verändern.
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