Was ist Workflow Management?

Kurz gesagt, ist Workflow Management eine Reihe von Praktiken und Methoden zur Optimierung von Arbeitsabläufen. Sein Hauptziel ist es, bestimmte Probleme durch ständige Überwachung, Dokumentation und Überarbeitung der bisher angewandten Methoden zu lösen. Gleichzeitig besteht die Hauptaufgabe des Workflow-Managements darin, die Qualität der Ergebnisse zu verbessern, die mit Fehlern verbundenen Risiken zu verringern, die Zufriedenheit deiner Kunden und Mitarbeiter zu steigern und den Ressourceneinsatz zu minimieren - hier wird sein geschäftlicher Nutzen deutlich und wesentlich.
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In den letzten Jahren haben Unternehmen zunehmend in die Einführung von Software-Tools investiert, um ihre Management-Workflows zu optimieren. Ein Beweis dafür sind die Statistiken von Research Reports World, die besagen, dass der weltweite Markt für Workflow-Management-Systeme ab 2021 mit einer CAGR von 26,17 % wachsen und bis 2027 einen Rekordwert von 58600,12 Millionen USD erreichen wird. Bevor du jedoch etwas einführst, ist es wichtig zu verstehen, warum es gebraucht wird, was genau du brauchst und ob es überhaupt notwendig ist, oder?

Deshalb haben wir beschlossen, in diesem Artikel die wichtigsten Bestimmungen des Workflow-Managements zu erläutern, verschiedene Ansätze zu betrachten und die besten Management-Workflow-Verfahren vorzustellen. Also, fangen wir an.

Definition von Workflow Management

Werfen wir zunächst einen Blick auf das Workflow-Management-Diagramm. Auf den ersten Blick sieht es verwirrend und kompliziert aus, aber das ist es nur auf den ersten Blick, eigentlich ist alles ganz einfach, lass es uns verstehen!

Wenn du das Gefühl hast, dass es oft schwierig ist, den Status von Arbeitsprozessen in deinem Unternehmen zu verfolgen, und die Kontrolle über sie unzureichend ist, ist das ein guter Grund, über die Einführung eines Workflow-Managements nachzudenken. Vor allem, wenn du oder deine Mitarbeiter/innen regelmäßig das Gefühl haben, dass sie nicht wissen, was sie als Nächstes tun sollen - z. B. eingehende E-Mails beantworten, Kunden anrufen oder Lieferketten mit Partnern besprechen - dann brauchst du es auf jeden Fall. Wenn dein Unternehmen wächst, wird die Liste solcher Probleme immer länger, und irgendwann wird es unmöglich, die Situation unter Kontrolle zu bringen.

Andererseits kannst du durch die Einführung einer ständigen Überwachung deiner Geschäftsabläufe, die Überprüfung ihrer Leistung und ihre Optimierung bestehende Lücken beseitigen und bessere KPIs für alle Schlüsselrichtungen deines Unternehmens erreichen.

Gleichzeitig ist die einmalige Überwindung bestehender Probleme nicht der letzte Punkt bei der Verbesserung deiner Arbeitsabläufe, denn diese verändern sich im Laufe der Zeit je nach neuen Markttrends, Publikumsbedürfnissen, Strategien der Konkurrenz und deinem Skalierungsplan. Was vor einem Jahr gut funktioniert hat, um die Leistung deines Unternehmens zu verbessern, kann heute unwirksam werden. Das bedeutet, dass eine ständige Analyse der Effizienz und eine Anpassung an diese externen und internen Veränderungen unumgänglich sind.

Arten von Workflows erklärt

Bevor wir zu den Best Practices des Workflow-Managements kommen, sollten wir uns die Arten von Workflows ansehen. Die allgemein anerkannten sind parallele und sequenzielle Workflows:

Parallel

Bei der ersten Art geht es um die synchrone Ausführung getrennter Teile einer globalen Aufgabe durch Beschäftigte, deren Kompetenzen sich nicht überschneiden. Einfach ausgedrückt: Während einer der Köche den Pizzateig knetet, kann ein anderer den Belag vorbereiten und ein dritter an der Soße arbeiten. So wird ein solcher Arbeitsablauf, der nur ein globales Ziel hat - die Herstellung der Pizza - in Teilaufgaben aufgeteilt, die auf die einzelnen Teammitglieder verteilt werden können. Die Optimierung eines solchen Arbeitsablaufs wird in der Regel dadurch erreicht, dass die Qualität der Interaktion zwischen den Teammitgliedern verbessert und die Aufgaben, die jedem von ihnen zugewiesen werden, vereinfacht werden.

Sequential

Die zweite Art besteht darin, eine Gesamtaufgabe in eine Kette von aufeinanderfolgenden Teilaufgaben mit festen Zeitvorgaben zu unterteilen. Für jede Aufgabe ist auch nur ein Teammitglied zuständig; allerdings kann jede nachfolgende Aufgabe erst beginnen, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Wenn wir dieses Modell der Arbeitsablauforganisation anhand von Beispielen aus der Praxis betrachten, dann ist das Brotbacken hier besser geeignet: Zuerst mischt ein Koch die Zutaten im richtigen Verhältnis, dann knetet ein anderer den Teig, ein dritter formt einen Laib Brot und ein vierter backt ihn. Solange ein Koch eine bestimmte Phase nicht erfolgreich abgeschlossen hat, können die anderen Köche nicht mit den nächsten Phasen fortfahren. Was die Möglichkeiten zur Optimierung eines sequenziellen Arbeitsablaufs angeht, so kann dies durch die Erweiterung der Kompetenzen jedes Teammitglieds erreicht werden (so dass jeder dem anderen helfen oder ihn im Falle einer Verzögerung vollständig ersetzen kann).

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Wenn du noch mehr Beispiele möchtest, kannst du dir das Bild unten ansehen - es zeigt den Unterschied zwischen den beiden oben beschriebenen Arten von Arbeitsabläufen perfekt auf.

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Eine komplexere Variante eines sequenziellen Workflows ist ein regelgesteuerter Workflow. Er bestimmt die Aktionen in jeder neuen Phase in Abhängigkeit von den Ergebnissen der vorherigen Phase. 

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Wenn zum Beispiel beim Brotbacken der Teig während der Knetphase nicht ausreichend aufgegangen ist, kann der Koch, der für diese Phase verantwortlich ist, die Aufgaben desjenigen übernehmen, der die vorherige Phase durchgeführt hat - insbesondere eine neue Hefemischung zubereiten und sie dem zuvor zubereiteten Teig hinzufügen.

Bei der Wahl einer bestimmten Art von Arbeitsablauf musst du dich in erster Linie auf die Kompetenz der einzelnen Teammitglieder verlassen. Wenn sie alle vielseitig begabt sind, kannst du einen sequenziellen Typ wählen. Das macht es einfacher, Lücken in deinen Prozessen schnell zu erkennen und zu beheben. Allerdings wird es auch mehr Zeit in Anspruch nehmen, die Aufgabe zu erledigen. Andererseits kann ein parallelisierter Ansatz die Produktivität deines Teams erhöhen. Allerdings lassen sich nicht alle globalen Aufgaben in disjunkte Teilaufgaben aufteilen.

Komponenten effizienter Arbeitsabläufe

In diesem Abschnitt werden wir die wichtigsten Komponenten des Management-Workflows betrachten. Wenn du sie kennst und verstehst, warum sie benötigt werden, kannst du fundiertere Entscheidungen zur Optimierung der Verwaltung treffen.

• Eingabe. Das sind alle Datenquellen und die Daten selbst, die benötigt werden, um einen bestimmten Prozess zu starten. Sie müssen relevant und gut strukturiert sein und bei Bedarf eine Konsolidierung ermöglichen.
• Output. Das sind die Daten/Ergebnisse, die man nach Abschluss eines bestimmten Prozesses erhält. Das können die Dienstleistungen deines Unternehmens oder die Produkte sein, die es herstellt. Die Optimierung dieser Komponente wird durch die Entwicklung von Qualitätsstandards und deren Abstimmung auf die spezifischen Ziele deines Unternehmens erreicht.
• Transformation. Dies sind die Aktionen, die durchgeführt werden, um eine Eingabekomponente in eine Ausgabekomponente umzuwandeln. Um sie zu optimieren, musst du den richtigen Workflow-Typ wählen oder, wenn möglich, mehrere Typen effektiv kombinieren.
• Stakeholder. Das sind die Menschen, die an der Transformation beteiligt sind - also die Mitarbeiter/innen, Partner/innen, Kund/innen usw. deines Unternehmens. Die Interaktionen und die Kommunikation zwischen ihnen müssen rationalisiert, nahtlos und transparent sein.
• Schritte. Die Schritte bilden die oben erwähnte Transformation selbst. Im Wesentlichen bedeutet das, dass die Umwandlung in sequenzielle oder synchrone Teilaufgaben unterteilt wird. Die Leistung deiner Stakeholder wird von der richtigen Wahl dieser Unterteilung abhängen.
• Regeln und Bedingungen. Dies sind zusätzliche Aspekte, die die Szenarien beeinflussen, an die sich die Akteure halten. Sie müssen klar dokumentiert und ohne Unsicherheiten sein.
• Auslöser. Für jede der oben genannten Komponenten des Management-Workflows kannst du eine individuelle Liste von Auslösern einführen, die festlegen, unter welchen Bedingungen Eingabedaten verwendet werden, welche Akteure beteiligt sind, welche Transformation und deren Schritte/Regeln ausgewählt werden und welche Ergebnisse erzielt werden.

Die Hauptkomponenten sind klar, aber sie sehen ziemlich unzusammenhängend aus, nicht wahr? Ein natürlicher Weg, sie zu vereinen, wäre die Einführung von Lösungen, die sie alle konsolidieren können, wie Latenode.

Latenode - Die beste Workflow Management Software

Latenode ist eine Low-Code-Integrationsplattform für die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Mit ihr kannst du Prozesse zwischen beliebigen Tools und Diensten über eine API erstellen und rationalisieren. 

Du kannst zum Beispiel ein CRM-System, einen E-Mail-Newsletterdienst, Business Messenger, ein Projektmanagementsystem, Datenbanken und vieles mehr, das zur IT-Infrastruktur deines Unternehmens gehört, miteinander kombinieren. So vereinfachst du die Arbeit für deine Mitarbeiter/innen und führst sie reibungslos durch ihre Aufgaben und berücksichtigst dabei auch externe Faktoren, die das Endergebnis beeinflussen können. 

Schau einfach, wie es funktioniert:

Erstelle Szenarien von beliebiger Komplexität, mit beliebigen Auslösern, das Ergebnis wird in jedem Fall so sein, wie du es dir wünschst - ohne Verzögerungen, Fehler und Unstimmigkeiten. Mehr über die Funktionen dieses fortschrittlichen Tools erfährst du hier.

Vorteile der Einführung von Workflow Management

Wir haben bereits kurz über die Vorteile des Workflow-Managements gesprochen. In diesem Abschnitt wollen wir sie genauer erläutern, um zu verstehen, ob es für dein Unternehmen dringend notwendig ist.

• Beschleunigte Bereitstellung von Produkten/Dienstleistungen für die Verbraucher. Dank rationalisierter Arbeitsabläufe erreichen deine Dienstleistungen und Produkte die Endverbraucher schneller als je zuvor. 
• Kostensenkung. Die Einführung von Lösungen für das Geschäftsprozessmanagement verringert die mit Ausfallzeiten verbundenen Risiken. So werden deine Waren/Dienstleistungen früher auf den Markt kommen als die deiner Konkurrenten.
• Weniger Fehler. Die Anzahl der Fehler, die durch menschliche Faktoren verursacht werden, kann durch die Dokumentation von Geschäftsprozessen reduziert werden.
• Verbesserte Qualität der Dienstleistungen/Produkte deines Unternehmens. Die Standardisierung von Arbeitsszenarien ermöglicht es dir, die Praktiken deiner Beschäftigten zu verbessern, was sich letztendlich positiv auf die Qualität deiner Produkte/Dienstleistungen auswirkt.
• Höhere Zufriedenheit der Beteiligten. Da Produkte/Dienstleistungen nach der Optimierung des Management-Workflows in der Regel eine höhere Qualität aufweisen und schneller geliefert werden, steigt auch die Zufriedenheit aller Prozessbeteiligten - sowohl bei den Endverbrauchern als auch bei den Mitarbeitern/Partnern des Unternehmens, die sich seltener mit routinemäßigen, sich wiederholenden und ressourcenintensiven Aufgaben beschäftigen müssen.

Best Practices im Workflow Management

Aber wie kann man Arbeitsabläufe effektiv verwalten - wirst du dich fragen. Um das zu verstehen, sollten wir uns die besten Praktiken für das Workflow-Management ansehen. Wir haben bereits über die Bedeutung der Automatisierung gesprochen, die durch den Einsatz von spezialisierten Softwarelösungen wie Latenode erreicht werden kann. 

Es ist aber auch wichtig, dass du dich an die Grundprinzipien deines Workflow-Management-Prozesses hältst:

• Analysiere ständig die Produktivität und Effizienz der Arbeitsprozesse und bewerte die Anzahl der Fehler und deren Bedeutung;
• Behebe festgestellte Lücken, sobald sie entdeckt werden, und überprüfe bereits eingeführte Verfahren und Instrumente;
• Erweitere die Kompetenz deiner Mitarbeiter/innen und schärfe ihr Bewusstsein für die Praktiken des Arbeitsprozessmanagements;
• Führen Sie transparente und eindeutige Indikatoren (Metriken) ein, um die Optimierungsmaßnahmen für ein effizientes Workflow-Management zu bewerten;
• Verbessere die Qualität der einzelnen Komponenten in den Arbeitsabläufen;
• Entwickle Standards, die die Qualität des Endprodukts/der Dienstleistung deines Unternehmens bestimmen.

Fazit

Wir hoffen, dass wir dir dabei geholfen haben, herauszufinden, wie wichtig Workflow-Management für dein Unternehmen ist. Außerdem haben wir dir Einblicke gegeben, die du als Ausgangspunkt für die Optimierung deines Geschäftsbetriebs nutzen kannst. 

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Gleichzeitig kannst du noch schneller bessere Ergebnisse erzielen, indem du die App Latenode einführst, eines der besten Workflow-Systeme überhaupt. Mit seinen leistungsstarken Visualisierungsfunktionen (es handelt sich um eine No-Code-Lösung), der einfachen Integration und der automatischen Fehlerbehandlung sorgt dieses Prozess-Workflow-Management-Tool für eine nahtlose Interaktion zwischen den Diensten und Anwendungen, die du und deine Mitarbeiter/innen zur Erledigung ihrer regelmäßigen Aufgaben nutzen. Registriere dich auf Latenode und erhalte die Gelegenheit, die Vorteile dieses Workflow-Systems kostenlos zu testen.

FAQ

Was ist Workflow-Management?

Unter Workflow- und Prozessmanagement versteht man eine Reihe von Regeln, Best Practices und Ansätzen, die darauf abzielen, typische Probleme zu lösen, mit denen die meisten Unternehmen konfrontiert sind, wie z. B. das Vorhandensein von Fehlern in Arbeitsabläufen, unzureichende Teamproduktivität und hohe Kosten bei der Erledigung von Arbeitsaufgaben. Um Arbeitsabläufe effektiv zu verwalten, solltest du die Einführung von Automatisierungstools, die Implementierung von Leistungskennzahlen und Qualitätsstandards sowie die kontinuierliche Verbesserung und Optimierung auf der Grundlage der daraus resultierenden Analysen in Betracht ziehen.

Was sind die beiden Haupttypen eines Workflow-Prozesses?

Die beiden Haupttypen eines Workflow-Prozesses sind parallel (wobei die Teammitglieder ihre Aufgaben synchron zueinander erledigen können) und sequentiell (wobei keines der Teammitglieder mit seiner Arbeit beginnen kann, bevor der vorherige Schritt abgeschlossen ist).

Was ist ein Workflow-Management-System?

Ein Workflow-Management-System ist eine digitale Lösung, die darauf abzielt, bestimmte Geschäftsvorgänge zu automatisieren und die Daten und Ressourcen, die an diesen Vorgängen beteiligt sind, zu konsolidieren. Wenn du erwägst, ein solches System in deine IT-Infrastruktur zu implementieren, schau dir bitte die Anwendung Latenode an.