So automatisierst du die Aufzeichnung in Airtable von Google Drive Updates mit Latenode

Automatisieren der Aufzeichnungen in Airtable durch Google Drive Updates

Du möchtest deine Datenhaltung in Airtable vereinfachen, indem du Aktualisierungen von Google Drive automatisierst? In dieser Anleitung erfährst du, wie du in Latenode ein Szenario erstellst, das eine bestimmte Airtable-Tabelle automatisch aktualisiert, wenn ein neues Dokument hinzugefügt oder ein bestehendes Dokument in Google Drive geändert wird. So kannst du deine Daten mühelos verwalten.

Schritt 1: Ein neues Szenario erstellen

Um zu beginnen, erstelle ein neues Szenario in Latenode. Klicke auf die Schaltfläche, um ein neues Szenario hinzuzufügen und gib ihm einen passenden Namen, um den Überblick zu behalten. Speichere deine Änderungen sofort, damit der Fortschritt nicht verloren geht. Der erste Knoten, den du hinzufügst, ist ein Auslöseknoten, der das Szenario in Gang setzen wird.

Schritt 2: Hinzufügen des Triggerknotens

Klicke auf die Schaltfläche "Knoten hinzufügen" und wähle die Registerkarte "Auslöser". Wähle die entsprechende Gruppe und den Knoten, der deinen Kriterien entspricht. Damit der Knoten funktioniert, musst du ihn autorisieren. Erstelle eine neue Autorisierung, indem du den gewünschten Dienst auswählst. In diesem Fall ist es Google. Verwende ein bestehendes Google-Konto, um der Plattform Latenode alle erforderlichen Berechtigungen zu erteilen.

Nach der Autorisierung erscheinen weitere Felder zum Einrichten des Knotens. Wähle einfach "Mein Laufwerk" aus und klicke auf "Speichern". Nachdem der Auslöseknoten hinzugefügt wurde, ist es an der Zeit, einen Aktionsknoten einzubauen, um die gewünschte Aktion nach einem Ereignis auszuführen.

Schritt 3: Hinzufügen eines Aktionsknotens

Klicke auf den rechten Verbindungspunkt des Auslöseknotens und wähle die entsprechende Gruppe aus, in unserem Fall Airtable. Wähle den Knoten "Einzeldatensatz erstellen". Auch dieser Knoten braucht eine Verbindung. Erstelle eine neue Verbindung, indem du die Autorisierungsmethode auswählst und im Popup-Fenster die Basis hinzufügst und den Zugriff bestätigst.

Sobald die Verbindung erstellt ist, werden zusätzliche Felder für die Einrichtung des Knotens angezeigt. Du kannst die spezifische Basis und Tabelle auswählen, in der die Datensätze aktualisiert werden sollen. Speichere diese Änderungen und sieh dir deine Airtable-Tabelle genauer an. Hier ist eine Beispieltabelle mit Spalten für Name, Benutzer, Datum und Kommentar.

Schritt 4: Konfigurieren des Aktionsknotens

Als Nächstes kehrst du zur Plattform Latenode zurück, um die entsprechenden Werte hinzuzufügen, die vom Triggerknoten bereitgestellt werden. Wähle diese Werte im Hilfsfenster aus, das zurzeit leer ist, weil der Triggerknoten noch nicht ausgeführt wurde. Führe den Triggerknoten einmal aus und warte, bis das Szenario ausgeführt wird. Überprüfe die Ausgabedaten des Triggerknotens auf Informationen über die Datei, einschließlich ihres Namens, des Benutzers, der die Änderungen vorgenommen hat, und des Änderungsdatums.

Versuche, diese Werte zum Aktionsknoten hinzuzufügen. Im Hilfsfenster klickst du auf das Feld Name, in dem du alle Daten siehst, die der Auslöseknoten ausgibt. Füge den Dokumentennamen, den Benutzernamen, das Änderungsdatum und einen optionalen Kommentar wie den Dokumentenkennzeichner hinzu. Speichere deine Änderungen und führe das Szenario noch einmal aus, um sicherzustellen, dass alles richtig funktioniert.

Schritt 5: Testen und Einsetzen des Szenarios

Ändere ein Dokument erneut und warte, bis das Szenario ausgeführt wird. Wenn das Szenario erfolgreich ausgeführt wurde, sollte der Airtable-Knoten bestätigen, dass neue Datensätze hinzugefügt wurden. Überprüfe deine Airtable-Tabelle, um zu sehen, ob die Benutzer- und Dokumentendetails wie erwartet aktualisiert wurden. Um zu vermeiden, dass das Szenario jedes Mal manuell ausgeführt wird, kannst du es durch Klicken auf die Schaltfläche "Bereitstellen" bereitstellen. Dadurch wird es automatisch ausgeführt, sobald ein Dokument in Google Drive geändert wird.

Schritt 6: Hinzufügen von Bedingungen

Was ist, wenn du nur Änderungen an bestimmten Dokumenten verfolgen musst? Fügen wir dem Szenario eine Bedingung hinzu. Öffne das Fenster mit den Verbindungseinstellungen zwischen den Knoten und füge eine Bedingung hinzu, z. B. die Überprüfung, ob der Dokumentname "Doc" lautet. Das Szenario wird dann nur ausgeführt, wenn die Bedingung erfüllt ist. Speichere diese Änderungen, setze das Szenario erneut ein und teste es, indem du das Dokument "Doc" änderst.

Versuche, ein anderes Dokument zu bearbeiten, das die Bedingung nicht erfüllt. Du solltest sehen, dass der Airtable-Tabelle keine neuen Zeilen hinzugefügt werden. Um das zu überprüfen, sieh dir den Verlauf der Ausführung deiner Szenarien in der Verlaufstabelle an. Du wirst feststellen, dass nur der erste Knoten ausgeführt wurde, weil die Bedingung für das bearbeitete Dokument, dessen Name nicht mit "Doc" übereinstimmt, falsch war.

Fazit

In nur wenigen Schritten hast du ein Szenario erstellt, das die Datenspeicherung automatisiert, indem es auf Änderungen in Google Drive reagiert und eine Airtable-Tabelle entsprechend aktualisiert. Dieses Beispiel zeigt, wie flexibel Latenodeist und wie einfach du komplexe Automatisierungen durchführen kannst. Melde dich noch heute für Latenode an, ohne dass eine Kreditkarte erforderlich ist, und beginne mit der Erstellung von Automatisierungen, die dir Zeit und Geld sparen.